Quesito: L’attestazione di conformità ingiunzione fiscale notificata via p.e.c.
In merito all’attestazione di conformità dell’ingiunzione fiscale da notificarsi via p.e.c., l’art. 6, comma 1-quater, D.lgs. 07.03.2005 n. 82 prescrive che “La conformità della copia informatica del documento notificato all’originale è attestata dal responsabile del procedimento in conformità a quanto disposto dagli articoli 22 e 23-bis” (del medesimo D.lgs. 82/2005).
Le due norme sopra richiamate prevedono, rispettivamente, l’attestazione di conformità delle copie informatiche di documenti analogici e delle copie informatiche di documenti informatici.
L’attestazione di conformità varia quindi a seconda che l’originale dell’ingiunzione fiscale, che resta in possesso del Concessionario, sia un documento analogico (i.e.: cartaceo) oppure un documento informatico.
Occorre anche premettere che sia l’art. 22, sia l’art. 23-bis D.lgs. 82/2005, nel testo aggiornato a seguito della riforma operata con D.lgs. 13 dicembre 2017 n. 217, fanno entrambi riferimento all’attestazione di conformità, da parte di notaio o altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, “secondo le Linee guida”.
L’art. 63 D.lgs. 13 dicembre 2017 n. 217 ha infatti previsto che “L’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), previa consultazione pubblica da svolgersi entro il termine di trenta giorni, sentiti le amministrazioni competenti e il Garante per la protezione dei dati personali nelle materie di competenza, nonché acquisito il parere della Conferenza unificata, adotta Linee guida contenenti le regole tecniche e di indirizzo per l’attuazione del presente Codice. Le Linee guida divengono efficaci dopo la loro pubblicazione nell’apposita area del sito Internet istituzionale dell’AgID e di essa ne è data notizia nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana. Le Linee guida sono aggiornate o modificate con la procedura di cui al primo periodo”.
Ad oggi, le predette Linee guida non risultano ancora adottate, essendo per il momento stato emanato unicamente il Regolamento per l’adozione delle Linee guida, emanato con Determinazione 17 maggio 2018 n. 160/2018.
Ad oggi, pertanto, malgrado il riferimento degli artt. 22 e 23-bis D.lgs. 82/2005 alle “Linee guida”, risultano tuttora integralmente vigenti le “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici, nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale”, emanate con Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 novembre 2014.
L’art. 8 Determinazione 17 maggio 2018 n. 160/2018 prevede peraltro che “Le linee guida emanate ai sensi del presente regolamento divengono efficaci il giorno successivo a quello della loro pubblicazione sul sito istituzionale di AgID, ai sensi dall’articolo 71 del CAD. Le regole tecniche emanate ai sensi dell’articolo 71 del CAD, nel testo vigente prima dell’entrata in vigore del d.lgs. 217/2017, restano efficaci fino all’eventuale modifica o abrogazione da parte delle Linee guida adottate ai sensi del presente regolamento, in conformità con quanto previsto dall’articolo 65, comma 10 del d.lgs. 217/2017”.
Pertanto, ad oggi, risultano ancora vigenti le “regole tecniche” di cui al D.P.C.M. 13 novembre 2014 ed in particolare, per quanto interessa la presente questione, gli artt. 4 e 6 del predetto Decreto.
***
Nel caso in cui l’originale dell’ingiunzione fiscale sia un documento analogico, ossia cartaceo, si applica l’art. 22 D.lgs. 82/2005.
Il comma 2 della predetta norma dispone che “le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, secondo le Linee guida”.
Il responsabile del procedimento è espressamente autorizzato ad attestare la conformità dall’art. 6, comma 1-quater, D.lgs. 82/2005.
In attesa dell’emanazione delle Linee guida, l’attestazione di conformità deve avvenire secondo quanto previsto dall’art. 4 D.P.C.M. 13 novembre 2014 (“copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici”).
Il terzo comma della predetta norma prevede che l’attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di un documento analogico, “laddove richiesta dalla natura dell’attività” (come avviene nel caso di specie, in cui l’art. 6, comma 1-quater, D.lgs. 82/2005 richiede espressamente tale attestazione), può essere, alternativamente:
- inserita nello stesso documento informatico che contiene la copia per immagine: in tal caso, il documento informatico così formato deve essere sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato;
- prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia per immagine: anche in tal caso, il documento informatico così prodotto deve essere sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato.
Concludendo, qualora l’originale dell’ingiunzione fiscale da notificare sia un documento analogico (i.e.: cartaceo), è possibile attestare la conformità della copia informatica per immagine (i.e.: scansione) di esso solo se il responsabile del procedimento è in possesso di una firma digitale o di una firma elettronica qualificata.
L’attestazione, che per maggiore comodità si suggerisce di inserire nello stesso documento informatico contenente la copia per immagine del documento (secondo quanto indicato al punto 1), dovrà avere il seguente testo: “ASSEVERAZIONE DI CONFORMITA’ DELLA COPIA PER IMMAGINE SU SUPPORTO INFORMATICO DEL DOCUMENTO ORIGINALE ANALOGICO. Io sottoscritto Dott. Lorenzo Brogi, nella mia qualità di Responsabile del procedimento di emissione e notificazione dell’ingiunzione fiscale n….. del…, visto l’art. 6, comma 1-quater, D.lgs. 82/2005, attesto, ai sensi dell’art. 22 D.lgs. 82/2005 e dell’art. 4 D.P.C.M. 13.11.2014, che la copia per immagine su supporto informatico, che viene notificata in via telematica tramite posta elettronica certificata, è conforme all’originale dell’atto in formato analogico, conservato presso gli archivi di I.C.A. Imposte Comunali Affini S.r.l.”.
Il documento informatico, contenente la copia per immagine dell’ingiunzione da notificare e la predetta attestazione di conformità, dovrà necessariamente essere sottoscritto dal responsabile del procedimento con firma digitale o con firma elettronica qualificata.
***
Nel caso in cui l’originale dell’ingiunzione fiscale sia un documento informatico, si applica invece l’art. 23-bis D.lgs. 82/2005.
Il secondo comma della predetta norma stabilisce che “Le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti Linee guida, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale, in tutte le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto, l’obbligo di conservazione dell’originale informatico”.
Anche in questo caso, il responsabile del procedimento è espressamente autorizzato ad attestare la conformità dall’art. 6, comma 1-quater, D.lgs. 82/2005.
In attesa dell’emanazione delle Linee guida, l’attestazione di conformità deve avvenire secondo quanto previsto dall’art. 6 D.P.C.M. 13 novembre 2014 (“copie e estratti informatici di documenti informatici”).
Il terzo comma della predetta norma prevede che l’attestazione di conformità delle copie informatiche di un documento informatico, “laddove richiesta dalla natura dell’attività” (come avviene nel caso di specie, in cui l’art. 6, comma 1-quater, D.lgs. 82/2005 richiede espressamente tale attestazione), può essere, alternativamente:
- inserita nello stesso documento informatico che contiene la copia: in tal caso, il documento informatico così formato deve essere sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato;
- prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia informatica: anche in tal caso, il documento informatico così prodotto deve essere sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato.
Concludendo, anche qualora l’originale dell’ingiunzione fiscale da notificare sia un documento informatico, è possibile attestare la conformità della copia informatica di esso solo se il responsabile del procedimento è in possesso di una firma digitale o di una firma elettronica qualificata.
L’attestazione, che per maggiore comodità si suggerisce di inserire nello stesso documento informatico contenente la copia informatica del documento (secondo quanto indicato al punto 1), dovrà avere il seguente testo: “ASSEVERAZIONE DI CONFORMITA’ DELLA COPIA INFORMATICA DEL DOCUMENTO ORIGINALE INFORMATICO. Io sottoscritto Dott. Lorenzo Brogi, nella mia qualità di Responsabile del procedimento di emissione e notificazione dell’ingiunzione fiscale n….. del…, visto l’art. 6, comma 1-quater, D.lgs. 82/2005, attesto, ai sensi dell’art. 23-bis D.lgs. 82/2005 e dell’art. 6 D.P.C.M. 13.11.2014, che la copia informatica, che viene notificata in via telematica tramite posta elettronica certificata, è conforme, in tutte le sue componenti, all’originale informatico dell’atto, conservato presso gli archivi di I.C.A. Imposte Comunali Affini S.r.l.”.
Il documento informatico, contenente la copia informatica dell’ingiunzione da notificare e la predetta attestazione di conformità, dovrà necessariamente essere sottoscritto dal responsabile del procedimento con firma digitale o con firma elettronica qualificata.
***
In conclusione, si evidenzia come, in entrambi i casi sopra esaminati, il Responsabile del procedimento dell’atto potrà procedere all’attestazione di conformità della copia informatica del documento (notificata via p.e.c.) all’originale (analogico o informatico) di esso, solo previa sottoscrizione della medesima copia informatica, contenente l’attestazione di conformità, mediante firma digitale o firma elettronica qualificata.